Det är dags att ändra på våra mötesvanor!

augusti 2008

Ett möte som pågår i två timmar med åtta deltagare använder lika mycket tid som två hela arbetsdagar för en genomsnittlig medarbetare. Ändå är meningslösa möten det vanligast förekommande slöseriet i nästan alla organisationer. Vem har inte suttit på jobbmöten och funderat på allt man borde göra istället? Att meningslösa möten får oss att ledsna är dokumenterat genom flera undersökningar. En arbetsplatsundersökning från i år visar dessutom att ändlösa meningslösa möten är den främsta orsaken till frustration. Det är hög tid att vi blir medvetna om hur vi planerar våra möten och det är dags att ändra på våra mötesvanor!

 

Exempel från Finland och andra länder


I sommar har vi kunnat läsa om de dåliga mötesvanorna i EU. Finlands utrikesminister Alexander Stubb hävdar att stämningen vid EU:s viktiga möten är exceptionellt dålig. Medlemsländerna tar med sig sina egna, nationella problem till mötena. Det blir inga ordentliga diskussioner och följden blir att alla reser hem frustrerade och på dåligt humör. Samtidigt som den finska utrikesministern kritiserar mötesvanorna i EU, får den finske statsministern Matti Vanhanen kritik i media för att han uppges sakna emotionell intelligens. En nog så viktig egenskap att ha tillgång till när det gäller möten.


Om det verkar som om detta är något finländskt, kunde inget vara mer fel. Sätt dig 5 minuter framför svensk TV:s direktsända riksdagsdebatter eller kolla in en motsvarande situation i England! Där ackompanjeras ofta en talares synpunkter med ljudliga bu-rop från övriga ledamöter. Är det verkligen ett konstruktivt sätt att genomföra möten på?

Intressant i sammanhanget är vad ordet debatt egentligen innebär. Det handlar om att debattera för att övertyga. En person vinner debatten och en förlorar. Dialog däremot handlar om att avvakta och lyssna in varandra för att söka en gemensam grund. Personligen skulle jag föredra att politiken under 2000-talet mer handlade om dialog än debatt...

 

Mötesplanering är A och O


Jag har under många år arbetat med möten mellan människor och riggat mötesplatser för att mötena ska ge bästa möjliga måluppfyllelse och effekt utifrån sitt syfte.

Nu börjar det bli dags att på bred front i samhället tydliggöra våra mötesstrukturer och ändra på våra mötesvanor. Både av ekonomiska och mänskliga skäl. Jag har märkt att kunskapen om hur man planerar bra möten behöver höjas. Det gäller alltifrån näringsliv och offentlig sektor till ideella organisationer och uppenbarligen även EU.

 

De flesta verkar tro att det viktigaste sker på själva mötet. Jag håller inte med. Det största och viktigaste arbetet med ett möte sker innan mötet. Planering och förberedelser är A och O. Avsätt minst lika mycket tid för förberedelser som för själva mötet.

 

Vilket är mötets syfte?


Det är inte bara att kalla folk till möten eller ha stående mötestider, om man vill att mötena ska bli bra. Först av allt behöver man ställa sig frågan varför mötet ska genomföras överhuvudtaget? Vilket är mötets syfte? Ett möte kan vara inriktat på ett speciellt syfte eller bestå av flera olika delar:

Tråkigt möteinformera

planera

diskutera

följa upp och utvärdera

lösa en uppgift

fatta beslut

lösa problem

kläcka nya idéer

lära av varandra

stärka gemenskapen

bilda nätverk

stämma av känsloläget

Det är viktigt för resultatet att man riggar mötet utifrån dess syfte. Jag använder ordet rigga, man kan även säga designa. Det finns fler ord men huvudsaken är att man använder en metod och rumsliga förutsättningar som är anpassade efter mötets syfte. Vad det handlar om är helt enkelt strategi. Ett långsiktigt övergripande tillvägagångssätt, som kräver att man vet varför man har mötet och hur det passar in som en del i ett större sammanhang.


Att planera ett möte som når sitt syfte


Viktiga frågor att ställa sig då man planerar ett möte är:


Vilka resultat vill du ha ut av mötet?


Vad vill du att mötesdeltagarna ska säga och känna när de lämnar mötet? -Wow, detta var det bästa möte jag varit på för att…Eller –Nu vet jag precis vad chefen förväntar sig av mig.

Hur vill du själv känna dig efter mötet? –Puh, skönt att detta var över! Eller –Mötet gick enligt planerna och nådde sitt syfte.


Vilka ska vara med på mötet? Varför just dessa personer?


Hur ska deltagarna bjudas in? Skriftligt? Vad ska stå i inbjudan och hur ska den lay-outas och distribueras? Var tydlig med både start och sluttid för mötet. När ska inbjudan gå ut? Krävs det anmälan? Sista anmälningsdatum? Till vem? Om en dagordning ska användas bör den färdiga dagordningen eller förslag till punkter på Möblerat i biosittningdagordningen skickas ut i god tid före mötet.


Ska deltagarna förbereda sig på annat sätt? Hur?

Storleken på mötet? Hur många deltagare är lämpligt? Vilket slags engagemang och delaktighet vill du ha? Passiva lyssnare eller aktiva deltagare? Fler än 10-12 deltagare kräver särskilda arrangemang om du önskar delaktighet.


Vilka spelregler ska gälla för mötet? Finns regler redan eller behöver ni bestämma dem? Hur ska roller och ansvar fördelas bland deltagarna? Så inte Pelle och Stina som alltid brukar höras mest, tar över hela mötet igen… Ett sätt att fördela ansvar är att rotera olika roller på mötet. Är det mötesledaren som ska ta allt ansvar eller är mötets framgång gruppens gemensamma ansvar?


Hur mycket tid behöver avsättas? Det klassiska misstaget är att pressa in för många ärenden. Avsätt tid för eventuella presentationer, sammanfattningar, pauser, uppföljningar och tydliggöranden.


Ska ni fatta beslut? Vilken är den bästa metoden för aktuella beslut?

 

Vet du vad deltagarna förväntar sig av mötet? Hur ska du göra för att få veta det?


Vem ska vara värd för mötet? Hälsa välkommen med mera. Tänk igenom hur man bäst får alla deltagare att känna sig välkomna, viktiga och värdefulla.


Vilken lokal ska ni vara i? Vilken möblering gynnar mötets syfte?


Vilken/vilka metoder ska användas? Vilka metoder gynnar mötets syfte?


Hur ska mötet dokumenteras? Formellt beslutsprotokoll, minnesanteckningar? Foto? Vem ska dokumentera? När och hur ska dokumentationen distribueras? Ska kanske fler än mötesdeltagarna ha tillgång till den?


Vad ska hända efter mötet? Hur ska mötet följas upp? Hur ska ni få veta om mötet nådde sitt syfte? Ska ni träffas igen?


Allt detta behöver vara väl genomtänkt innan man bjuder in någon till ett möte. Man kanske inte kan ha svar på alla frågor före mötet, men att inte ha ställt sig dem är faktiskt respektlöst mot deltagarna. Lika respektlöst är det att själv närvara på ett möte utan att ta ansvar för egen förberedelse och eget beteende på mötet.

 


Allt vanligare med mötesledare och facilitator


Jag blir allt oftare tillfrågad om att leda olika slags möten. Här väljer jag att bara använda orden möten men mina uppdragsgivare kallar ibland sammankomsterna något annat. Det är inte viktigt vad det kallas utan hur det genomförs. Min roll är att vara den som har fokus på syftet och underlättar arbetsprocessen fram till målet. Det finns lika många ord för denna roll som för själva mötena: mötesledare, facilitator, processledare med flera.

 

Ordförande eller moderator är andra ord som används men som jag personligen undviker eftersom de nästan uteslutande fokuserar på mötets struktur, formellt innehåll och ordning och mindre på de interaktiva processer, flexibilitet och arbetsmetoder som försiggår under Komplexa situationer med många grejor i luften?mötet, hur folk upplever mötet, hur man når mötets syfte med mera.


Det underlättar för deltagarna att låta någon annan hålla i mötesprocessen så de själva kan ägna sig åt sakfrågorna. Chefen/ordföranden avlastas, utan att hans eller hennes inflytande påverkas.

 

En mötesledare - benämningen facilitator används allt oftare och betyder underlättare - är neutral i förhållande till innehåll och personliga relationer och kan därför agera på ett tydligt sätt som inte misstolkas eller är beroende av vilken historia organisationen eller mötesdeltagarna har tillsammans.

 

Ofta används mötesledaren eller facilitatorn för att hantera möten som är komplexa, möten där deltagarna har helt olika referensramar och kanske representerar olika organisationer eller delar av organisationer, då man ska utveckla något, då man ska införa nya arbetssätt, då den emotionella spänningen i gruppen är hög och så vidare.

 

Hur riggar man ett möte?

 

Alla arbetsmöten är en del i ett större sammanhang. Det finns därför olika nivåer man måste hantera samtidigt: organisations-, grupp- och individnivå. Mötet måste riggas så att det tillför något på alla dessa nivåer.


Exempel 1: om du är chef och har ett medarbetarsamtal, ska individens prestationer och beteende ses i ljuset av hur det fungerar i hela arbetsgruppen och vad organisationen har för övergripande mål. Ni bör sitta i ett avskilt rum där inga telefoner ringer, ha samma uppfattning om hur lång tid mötet maximalt bör ta, undvika maktpositioner som att chefen sitter i en högre stol mittemot medarbetaren och använder ett aggressivt kroppsspråk och så vidare.

Exempel 2: om du ska arrangera en konferens där många personer från olika grupper - inom din organisation eller från olika organisationer – ska träffas för att diskutera samarbete ska du inte hyra stadens teater, biosalong eller den närbelägna skolaulan. Då kommer nämligen alla utom de få som vågat sätta sig på första raden att stirra de andra i nacken hela dagen utan att få ögonkontakt (förutom på fikarasten) och det gynnar sannerligen inte samverkan. Det snarare motverkar hela syftet med konferensen.


Huruvida ett möte når sitt syfte eller ej påverkas av många saker. Några referensramar jag själv använder när jag riggar ett möte handlar om kommunikation och pedagogik. All kommunikation bygger på hur den upplevs. Budskap som förmedlas via upplevelser blir minnesvärda och förstådda.

 

Engagemanget i ett passivt deltagande, till exempel då man lyssnar på en presentation, sker på ett mentalt plan där mottagaren "tänker sig in i" budskapet genom att iaktta det som sker och lyssna på det som sägs. Vid det aktiva engagemanget är mottagaren med och påverkar den egna upplevelsen.

Exempel på det senare är att någon presenterar en nytt arbetssätt och sedan ber deltagarna att diskutera med varandra: kan detta vara något för er arbetsplats? Har ni andra erfarenheter? Hur kan ni omsätta detta i er vardag? Presentatören fångar sedan upp deltagarnas reflektioner och bygger sin fortsatta Runda bora är bra för delaktighet och upplevelsebaserad kommunikation. Foto Else Friispresentation på deltagarnas svar, både de verbala och de som uttrycks med kroppsspråket.

 

Upplevelsebaserad kommunikation ställer alltså mycket högre krav på presentatörens kunskap, kommunikation, flexibilitet och metodik än traditionell information.

Av en presentation minns vi 10% av en dialog minns vi 50% säger en vedertagen regel i dessa sammanhang. Det tål att tänkas på.

 

Ju högre involveringsgrad hos mottagaren, desto större inre motivation och ökad säkerhet för förståelse och spridning av budskapet.


Så här uttrycks det i boken Upplevelsebaserad kommunikation: -Det är alltså inte tal om avsändare och mottagare som i traditionell kommunikationsteori, utan det handlar om två kommunikatorer. Mottagarna är medkommunikatorer eftersom de är med och skapar upplevelsen de får. På det sättet anpassas avsändaren budskap till mottagaren.

 

Lärstilarnas betydelse


Kommunikation handlar om inlärning. Vi behöver därför öka insikten om hur budskap bör presenteras samt att det faktum att känsla och attityd är avgörande för inlärningen. Är vi positivt inställda stimuleras hjärnan och vi är mer öppna. Vi kommer ihåg och lär oss bättre. Information ska inte ut. Den ska in! Hur kan vi stödja vi inlärningen hos deltagarna? Från 1980-talet och framåt har en rad teorier om lärande och lärstilar utvecklats.

Det som är meningsfullt och emotionellt har en stor genomslagskraft. Drama är ett gammalt grekiskt ord som betyder att man använder röst och rörelse för att uttrycka sitt budskap. En dramatisering medverkar till att skapa en bättre förståelse för budskapet. Förutsättningen för en optimal inlärning är tre former av deltagande; det fysiska, det mentala och det sociala. Det fysiska rummet skapar en yttre upplevelse, det mentala rummet skapar inlevelse och det sociala rummet skapar ”medlevelse”.

 

Signalvärden


Ett möte medför stora tillfällen att utnyttja goda signalvärden. Men det innebär även att det finns lika stora risker för att det blir fel. I alla faktorer och teorier jag beskrivit ligger många tydliga och mindre tydliga signalvärden och väntar på att bli använda. Hur vill du använda dem vid ditt nästa möte?

I princip allt du gör eller inte gör skickar signaler: ditt beteende, klädval, hur deltagarlistan lay-outas och vilken fakta som står på den - titlar? endast organisationstillhörighet?, färg- och textilier i lokalen , vilka personer som står på talarlistan, vilka personer som närvarar på mötet och vilka som var inbjudna men inte kom, vem som hälsar välkommen och om vederbörande håller ett tal eller pratar "ur hjärtat", om deltagarplaceringen i lokalen är valfri eller styrd, om deltagarna har namnskyltar, om de sitter i storgrupp eller i liten, vilken stolsort ni sitter på, maten och fikan, och så vidare...

Bli inte nedslagen av att det är så mycket att tänka på vid mötesplanering. Börja i det lilla med det just du tycker är viktigt. Rom byggdes inte på en dag. Om du funderar på att ta hjälp med genomförandet av ditt möte, gör det tidigt i processen. Innan inbjudningar gått ut och innan du bokar lokal.

Upplev kommunikationen!Lycka till!

Margareta Ivarsson

 

Veta mer


Papers om kollektivt lärande som jag är medförfattare till finns under publicerat:

Kollektivt lärande i samverkan och Creative Collective Learning in Transformation Processes.

Artikel om kommunikation

Artikel om den mänskliga hjärnan

Kommunikativt ledarskap

Boken Upplevelsebaserad kommunikation av Ørnbo/Sneppen/Würtz

Detta gör jag för dig

Pågående projekt

Bra sagt - citat

Till föregående sida Skriv ut sida Tipsa en vän

Sajtbolagets webbplatser använder cookies för att förbättra och anpassa ditt besök på vår webbplats. Genom att klicka på \"Jag accepterar-knappen\" samtycker du till att cookies används. Läs mer om cookies