Workfulness och social smitta på jobbet

 Mars 2016

 

Det är bara att konstatera: vi klarar inte av att hantera den nya tekniken som ständigt påkallar vår uppmärksamhet. Drygt åtta av tio arbetstagare säger att de blir störda när andra kollar eller använder sin mobil under ett möte. Samtidigt erkänner nästan sju av tio att de själva gör exakt samma sak. Och inga spelregler eller riktlinjer verkar finnas på arbetsplatserna för att styra upp det här. Följden blir att vi tappar koncentrationen, blir mindre effektiva och dessutom sprider en förfärande oartighet ut sig på våra arbetsplatser.

 

Att titta bort under ett möte och istället kolla mobilen betyder att man inte visar intresse för de andra. ”Blickarna är riktade ner i knäet där mobilpanelerna lyser och pockar på konstant uppmärksamhet. Det les och skrattas och interageras med knäet” skriver Nanna Gillberg i boken Uppmärksamhetssamhället. Detta beteende är som alla andra sociala beteenden – de smittar.

 

 

Oartighet smittar - trevlighet lönar sig 

När man ser kolleger vara ohövliga tar man lätt efter. Det visar en ny studie från Lunds universitet. Forskarna lät 6000 personer svara på en enkät och av dem uppgav 75 % att de utsatts för ohövlighet under det senaste året. Att utesluta kolleger från information och arrangemang, vara nedlåtande eller att fälla förnedrande kommentarer är något som smittar. Inte bara oartigheten att föredra mobilen framför kollegorna.

 

Woman opening door

 

 

Trevlighet lönar sig. Om du håller upp dörren och ser personen i ögonen istället för att sänka den och glo på din mobil ökar nämligen chanserna att du själv får hjälp längre fram, enligt undersökningen.

 

 

Vi kollar mobilen 150 gånger per dag

 

Studier visar att vi tittar på mobilen upp till 150 gånger per dag och att det tar upp till 25 minuter att återfå koncentrationen varje gång vi blir avbrutna i en arbetsuppgift. Känner du dig stressad? När var det du jobbade sa du? Mellan alla pling, beep, plong mess twitterinlägg och facebooklikes?

Människan är en social varelse. Det ligger inprogrammerat i våra gener. Att chefen eller kollegorna kollar mobilen när en medarbetare berättar något eller håller en presentation på mötet är därför enormt stressande för den som utsätts för det.

 

 

Glöm multitasking - du blir bara splittrad

 

Om du just nu tänker

 

-Nä, detta rör inte mig, jag är bra på att ”multitaska” och hålla många bollar i luften samtidigt, visar det bara att du inte har en aning. Verkligen inte. 

 

Multitasking

 

 

Det enda du gör genom din multitasking är att du sänker kvaliteten på allt du gör samtidigt som du minskar din förmåga till odelad uppmärksamhet. Punkt.

 

Men det finns en ännu allvarligare baksida av det här: våra hjärnor formas efter hur vi använder dem. Om vi fortsätter att göra flera saker samtidigt, att skumma information istället för att läsa mer ingående, att snabbt skifta fokus till något annat och inte lyssna färdigt, ja då blir vi bra på just det: splittrad uppmärksamhet.

 

Skärmbaserat läsande karakteriseras t ex av mer skummande, ögnande, jakt på nyckelord och selektiv läsning, medan mindre tid spenderas på djupgående och koncentrerad läsning. Nanna Gillberg är tydlig: ”Priset för ständiga fokusbyten och simultanaktiviteter är försämrad förmåga till analys, fantasi och reflektion”. Risken är att vi inte kommer att kunna fokusera någon längre stund alls i framtiden.

 

Grattis alla arbetsgivare! Om ni inte styr upp teknikanvändningen på arbetsplatserna, lämnar tydligen alla huvudet hemma...

 

 

Empatin minskar vid splittrad uppmärksamhet

 

Särskilt empatin får stryka på foten i det digitala samhället, då den behöver utvecklas i ostördhet. Eller mer precist uttryckt: digitaliseringen kan göra oss mindre empatiska och vår förmåga att läsa av andras kroppsspråk och andra icke-verbala signaler försämras i takt med att vi tränar allt mindre på att umgås med andra människor. Och just de som jobbar med andra människor är de som är mest stressade och sjukskrivna för stressrelaterade symtom idag.

 

Hey! Det är dags att ta tag i det här.

Både på arbetsplatserna och i privatlivet.

 

 

Varför vi älskar mobilen

 

Men varför låter vi mobilen få mer uppmärksamhet än människorna i rummet? 

Men at meeting

 

För att hjärnan älskar snabba belöningar. Femton kommentarer på ett twitter- eller facebook-inlägg är en snabb belöning som vi lätt blir beroende av. Någon gillar mig!

 

Dessutom är det så att hjärnan även är programmerad för att notera allt som sticker ut, syns eller hörs. Anledningen är evolutionär och har att göra med vår överlevnad. Det skulle ju kunna vara en sabeltandad tiger som anfaller. Problemet är att omgivningen ändrat sig så mycket snabbare än vår hjärna. Överlevnadsprogrammeringen är inte direkt hjälpsam på ett arbetsplatsmöte utan livshotande rovdjur.

 

Enligt en Sifo-undersökning genomförd på uppdrag av Telenor, känner 83 procent av de 1 000 tillfrågade arbetstagarna ett behov av att omedelbart svara på inkommande samtal, sms och mejl under arbetstid.

 

Flertalet av medarbetarna tror dessutom att ständig tillgänglighet och multitasking är egenskaper som deras arbetsgivare värdesätter. Andra studier visar att människor som sitter i störande miljöer har högre sjukskrivningstal och besöker läkare oftare än andra.

 

A stressed man with a big clock and post-it sticks

 

 

Workfulness - fokus på jobbet

 

Det är därför vi behöver lära oss att använda tekniken rätt, att motstå de snabba belöningarna och lära oss se de långsiktiga fördelarna – effektivitet och välmående - för att skapa hållbara arbetsplatser med människor som inte är så stressade.

 

Hjärnforskaren Katarina Gospic har tillsammans med Telenor utformat konceptet workfulness baserat på forskning och kunskap om hur hjärnan fungerar. Syftet är att ge ledare och medarbetare möjlighet att fokusera, prestera och ta kloka beslut på jobbet. Det handlar om enkla men tydliga råd för hanterandet av tekniken i möten och på arbetsplatsen. Att skapa förutsättningar för att vara effektiva och må bra. Här är deras tips:

 

 

Tips till företagsledningar/beslutsfattare

  • Sprid kunskap om varför det är viktigt med regler och policys för teknikanvändning.

  • Inför mobilfria möten.

  • Inför ljudlöst som standard.

  • Undvik mobilsamtal i öppna kontorslandskap.

  • Definiera förväntningar på tillgänglighet.

  • Uppmuntra medarbetare att använda de tekniska lösningar som finns på arbetsplatsen för att hantera och sortera information.



Tips till enskilda medarbetare

  • Stäng av mobiltelefonen och annan teknik i samband med möten.

  • Stäng av alla ljudsignaler på mobiltelefoner, datorer och annan elektronik under arbetstid.

  • Blockera alla distraherande pop up-fönster och push-notiser i datorn och mobilen.

  • Gå undan när du ska ringa eller blir uppringd.

  • Inför fasta, individuellt anpassade tider för mejl, sms och telefonsamtal.

  • Lägg ifrån dig tekniken helt och hållet en stund varje dag. Hjärnan behöver vilopauser för att du ska kunna prestera på topp i viktiga jobbsammanhang.

 

På ett företag som testat workfulness i praktiken beskriver man hur nio av tio medarbetare var väldigt positiva efteråt. Varje dag klockan 10 uppmanades de att lägga ifrån sig sina telefoner i en låda och fick inte tillbaka dem förrän klockan 12. Samma procedur gällde mellan klockan 14 och 16 och då fick de inte heller fick läsa mejl. Mobiltelefoner och datorer var förbjuda under alla möten. Efter lite inledande frustration då medarbetarna insåg att de skulle bli tvungna att planera sina dagar bättre, uppskattade man alltså värdet av workfulness.

 

Det är inte hälsosamt för människan att alltid vara tillgänglig.

 

 

Att bli fokuserad

 


”Att vara fokuserad är inte svårt, det är tvärtom en njutning. Vad som däremot är svårt är att bli koncentrerad” skriver Christina Bengtsson i sin bok Konsten att fokusera: 10,9

Man with a mobile, a laptop and a child

 

 

Christina har vunnit VM i skytte, skriver och föreläser på ett engagerat och intressant sätt och inte minst: hon vet vad hon pratar om.

 

Konsten att gå från ofokuserad till fokuserad handlar om att fokusera på en sak och göra den riktigt bra. Principen är enkel: ju fler möjligheter ju mer måste vi avstå. I dag handlar det inte längre om att prioritera utan om att prioritera bort. Själva grejen med att vara fokuserad är att kunna hålla kvar koncentrationen.

 

 

Workfulness är mindfulness på jobbet

 

Så för alla som känner krav på sig att alltid vara tillgängliga och uppkopplade, som känner stress och koncentrationssvårigheter; det finns hjälp. Man kan säga att workfulness är mindfulness på jobbet. 

 

Begreppet mindfulness, medveten närvaro, har fått ett brett genomslag i Sverige. Det används inom både personlig utveckling, sjukvård och stresshantering. Mindfulness kommer ur den flertusenåriga buddhistiska traditionen i Asien och innebär att vara medvetet närvarande. Det är en fysisk och mental träning vars mening är att skapa hållbara sociala relationer och som även leder fram mot ett hållbart samhällsklimat.

 

Det är ett förhållningssätt som bygger på uppmärksamhet och själviakttagelse och att avsiktlig undvika att värdera - endast ha uppmärksamhet på nuet. Forskning visar att mindfulness har en positiv effekt både psykologiskt och till viss del även fysiskt på utövarna. Särskilt effektivt är metoden när det gäller att minska stress. Att fokusera sin uppmärksamhet utan att värdera kan verka enkelt, men det är det inte.

 

Ljudlösa mobiler och fasta tider att kolla mejl kan öka sinnesnärvaron hos de anställda. Och de olika komponenterna i mindfulness behövs onekligen på dagens arbetsplatser:

 

  1. undvika att reagera på sina inre upplevelser

  2. observera på känslor/tankar/kroppsförnimmelser

  3. agera medvetet i nuet (i motsats till att gå på autopilot)

  4. kunna beskriva känslor och inre upplevelser i ord

  5. en icke- dömande attityd

Woman with mobile phone

 

 

Uppmärksamhetssamhället

 

Trots vår förmåga att tänka långsiktigt vill vi alltså ha respons för det vi gör nu, vilket är lätt att få i uppmärksamhetssamhället, det ekonomiska, sociala och kulturella system som vuxit fram i takt med mediernas ökade inflytande.

 

Att det kommit att kallas uppmärksamhetssamhället beror på att allt kretsar kring bristen på uppmärksamhet, konkurrensen om uppmärksamhet och produktionen av uppmärksamhet. Syns jag inte, finns jag inte.

 

Nanna Gillberg menar att vi hellre fotar, messar och offentliggör det vi är med om istället för att vara med om det vi är med om. Deltagandet i mediernas värld sker på bekostnad av deltagandet i den verkliga världen.  ”Det som tidigare sågs som tjusningen med kommunikation, det vill säga den ömsesidiga direktkontakten, är en för kärvande umgängesform för dagens villkor” skriver hon.

Hur hittar vi ett långsiktigt fokus? Det som för en organisation eller en hel värld i rätt riktning?  

 

Jo, det krävs att vi riktar vår uppmärksamhet inåt, mot det som inte behöver respons hela tiden, menar Christina Bengtsson. Ett fokus som världen så väl förtjänar.

 

 

Var lägger du ditt fokus?

 

Prioriterar du facebook-likes och twittersvar framför ett långsiktigt fokus?

Då är det dags att börja jobba på uthålligheten.

Om du vill få något gjort på jobbet.

Om du inte vill bli utbränd.

Om du vill behålla dina relationer i den verkliga verkligheten.

 

Pink tree

 

 

Margareta Ivarsson 2 mars 2016

 

 

Veta mer?


Social och känslomässig smitta

Uppmärksamhetssamhället av Nanna Gillberg, Studentlitteratur 2014

Modern Psykologi nr 1, 2016

Om workfulness på Telenors webbplats

Mindfulness – ett verktyg för att skapa mening och hållbara social relationer

Mindfulnessmeditation – nygammal metod för att lindra stress, Läkartidningen nr 42, 2006

Digitalfria tider ökade effektiviteten

 


18/10 - 7/11: Sydgeorgien
Läs här

12/10: Hallands Ridsportförbund Talang
Läs här

1-5 oktober: jobb i Finland
Läs här

19/9: storytelling i Halmstad
Läs här

15 september: projekt i Skåne
Läs här


Läs alla nyheter »

Bevaka nyheter på margaretaivarsson.se med RSS
Detta gör jag för dig

Pågående projekt

Bra sagt - citat

Till föregående sida Skriv ut sida Tipsa en vän

Sajtbolagets webbplatser använder cookies för att förbättra och anpassa ditt besök på vår webbplats. Genom att klicka på \"Jag accepterar-knappen\" samtycker du till att cookies används. Läs mer om cookies