Förändringsarbete och förändringsledning

Maj 2014

Varför är vi så trötta på omorganisationer? Varför blir inte förändringarna så positiva som vi önskar? Hur gör man egentligen för att driva ett framgångsrikt förändringsarbete? Frågorna är många och jag får dem ofta. Men vad menar vi egentligen med förändring? Spara pengar? Säga upp medarbetare? Utveckla nya produkter eller arbetssätt? Eller kanske förändra världen?!

Själva ordet förändring innebär ingen värdering, utan kan förklaras som att något övergår från ett tillstånd till ett annat. Vi själva brukar däremot värdera förändring på olika sätt, till exempel positivt eller negativt. Vi kan reagera positivt om vi tror att förändringen leder till förbättringar för oss och vi påverkas negativt om vi uppfattar situationen som hotfull eller vi tror att den ska leda till försämringar. Behovet av förändring ökar ju större glappet mellan kunskap och praxis är.

Om vi återgår till de två första frågorna i inledningen är svaret: det finns ingen quick fix! Detta är den första fällan många organisationer, dess ledare och medarbetare faller i. Att driva förändringsarbete kräver kunskap, energi, tålamod och tid. Det är ett processinriktat arbete, det vill säga en kedja av aktiviteter som är kopplade till varandra, som upprepas över tid och har till syfte att skapa värde åt organisationer och människor. Vi kan idag lugnt räkna med att arbetslivet ständigt förändras, så förändringskompetens behöver vi alla ha!

Förändringsstrategier

Man kan urskilja tre huvudsakliga förändringsstrategier

Toppstyrd
Representativ
Delaktig

Den toppstyrda förändringsstrategin brukar användas då en organisation står inför ett stort hot och man omedelbart måste vidta åtgärder. Global ekonomisk kris är ett sådant exempel. Ledningen fattar beslut som de informerar om och åtgärderna genomförs utan dialog med berörda. Representativ förändringsstrategi kan enklast beskrivas som deltagande genom ombud. Fackliga förhandlingar är ett sådant sätt. Förändringsstrategin, som innebär att alla berörda är delaktiga, får oftast bäst resultat men tar mycket tid i anspråk.

Om vi tittar lite närmare på de två ytterligheterna toppstyrd- och delaktig förändringsstrategi, ser det ut så här:

Två ytterligheter

1. Toppstyrd – planerad förändring

Antal: få
Lösning: ledning
Tid: snabb plan – långsamt genomförande
Anställdas erfarenheter: tas inte tillvara
Ansvar: ledning
Reaktioner: de anställda är ofta passiva eller gör motstånd

2. Delaktig – processinriktad förändring

Antal: alla berörda
Lösning: tillsammans
Tid: långsam plan – snabbt genomförande
Anställdas erfarenheter: tas tillvara
Ansvar: alla berörda
Reaktioner: de anställda är ofta engagerade och mer optimistiska

Eftersom Sverige är ett land med lång tradition och erfarenhet av demokratiska processer, är detta något i princip alla medarbetare och medlemmar i organisationer kräver. Om du är chef eller ledare förväntas det därför av dig att du kan leda förändringsprocesser baserade på delaktighet och demokratiska principer. Det är här det brukar köra ihop sig.

Den korta versionen av en ledningsstrategi för allas delaktighet kan se ut så här

Allas deltagande i systematiskt förändringsarbete och verksamhetsplanering
Arbetsplatsträffar
Facklig samverkan
Utvecklingssamtal

Men som tidigare nämnts finns det ingen quick fix. Det finns inga verktyg som alltid fungerar. Ledare måste känna till sina egna styrkor och brister. Det gäller att vara lyhörd, konsekvent och uthållig. Därefter kan man agera. Organisationens ledning är av avgörande betydelse för förändringens fortlevnad.

Några vanliga anledningar till att förändringsarbete misslyckas är att

de berörda inte ser problemet eller problemen till vardags
bristande engagemang hos ledningen
avsaknad av stöd och uppmuntran
bristande kunskaper i processledning
medarbetarnas kunskaper och erfarenheter tas inte systematiskt till vara
avsaknad av lärande miljöer – t ex att mötena på arbetsplatsen kännetecknas av envägskommunikation och information istället för dialog och delaktighet

Tänk igenom värsta scenariot ofta. Skapa en tydlig struktur för hur man ska hantera det!

Sagt av ett flygbolags Emergency director

Ledningens engagemang och allas delaktighet krävs

Ledningens engagemang är en absolut förutsättning. Ledarnas roll är att tydliggöra verksamhetens syfte och mål, berömma goda insatser efterfråga resultat. Men alltför få stannar där och missar det som är kanske ännu viktigare: att vara förebild, visa öppenhet, delegera och stödja. Förändringsprocesser är komplexa. Den framgångsrika förändringsledaren måste därför kunna anpassa både förändringsstrategi och ledarstil till den typ av förändring som man vill genomföra.

Allas delaktighet krävs! Alla behöver involveras i arbetet, aktivt kunna påverka och få ta del av resultaten. Men var och en har även ett stort ansvar för att helheten ska fungera. Denna del missar ofta medarbetarna och det händer ibland att de så att säga sköter sitt, och struntar i helheten.

Andra vanliga orsaker till motvilja mot förändring kan vara

vanor: människan väljer hellre en gammal lösning istället för en ny eftersom det känns enklare
trygghet: motstånd mot förändring grundar sig i rädslan att förlora säkerhet
ekonomiska faktorer: kommer jag att förlora jobbet? Få mindre lön?
rädsla för det okända
selektiv informationssökning och informationsbearbetning: vi riktar vår uppmärksamhet mot det vi förväntar oss och inte mot hela sökfältet
grupptröghet: normer och regler i gruppen som begränsar vad som anses OK och inte
hot mot etablerade ledarskapsfunktioner
hot mot expertisfunktioner

Sedan finns det förstås en mängd individuella orsaker till hur man förhåller sig till förändringar. Tidigare erfarenheter, självförtroende, livssituation och så vidare. Ledningen behöver förstå olika reaktioner, respektera eventuellt motstånd och ta reda på orsakerna till motståndet.

Dialog och lärande miljö

Dialog är helt nödvändig om man vill få alla människor i organisationen med sig. Dialogen behöver ha fokus på lärande, så vi inte upprepar gamla misstag och faller in i gamla hjulspår.

Dialog för en lärande miljö kännetecknas av att

koppla medarbetarnas lärande till organisationens lärande
de berörda är delaktiga och möts med respekt
allas åsikter är lika mycket värda
det nya prövas och utvärderas
dialogen är ett verktyg

Viktiga frågor att ställa sig

Hur sker lärandet mellan medarbetarna i din organisation?
Är lärandet strukturerat?
När, var hur?
Gör ni konsekvensanalyser?
Hur utvärderar ni?

Genom att minska på klagandet och istället uppmärksamma de möjligheter som finns, kan vi få mer energi att hantera utmaningar i samband med förändringen. Ett enkelt sätt att beskriva de valmöjligheter vi har, när vi står inför en förändring sammanfattas med ”Sinnesrobönen”.

-Ge mig sinnesro att acceptera det jag inte kan förändra, mod att förändra det jag kan och förstånd att inse skillnaden.

Bosse Angelöw beskriver i sin bok Framgångsrikt förändringsarbete sju principer som är viktiga för den som är förändringsledare och ska förmedla visionen om önskvärt läge efter förändringen:

Skriv och tala enkelt och tydligt
Använd liknelser och historier
Sprid budskapet via många olika kanaler
Upprepa, upprepa, upprepa
Lev som du lär
Förklara avvikelser
Lyssna och utveckla en dialog med berörda – medarbetarsamtalen är viktiga

Slutligen en liten historia om de olika glasögon vi ser världen genom

Annas och Birgittas chef kommer gående genom korridoren. Båda två ser hur arg chefen verkar vara. Birgitta tänker: Han ser arg ut. Han kanske är arg över den rapport jag gav till honom igår. Han har säkert läst den och tyckte att den var under all kritik. Det ryktas om att en del kommer att sägas upp i samband med de här förändringarna. Chefens missnöje med min rapport kommer säkert att leda till att jag blir uppsagd. Frågan är om jag kommer att få ett nytt arbete. De arbetsplatser som jag söker jobb hos ringer förstås till min chef och han kommer väl att säga att jag inte var speciellt duktig. Får jag inget nytt jobb kan vi inte längre bo kvar i vårt nya hus. Tänk om vi måste flytta från området. Det tycker inte barnen om och frågan är om vårt äktenskap håller för alla dessa påfrestningar…

Anna tänker: Det är hemskt vad chefen ser arg ut. Jag undrar vad som hänt.

Ur Framgångsrikt förändringsarbete av Angelöw