Projektstrategier för 2000-talet
mars 2005
Det har skrivits mängder om projekt och projektledning. Varför då välja att skriva just om detta ämne? Jo, det har hänt något. Något mycket betydelsefullt, men det har skett ganska långsamt och tämligen obemärkt. Som det ofta är med paradigmskiften.
Projekt är inget nytt. Formen har använts för att arbeta med avgränsade och tidsbestämda utvecklingsprojekt sedan uråldriga tider. Främst har det varit byggprojekt. Titta bara på Kinesiska muren och pyramiderna i Egypten!
Men detta traditionella sätt att leda genom planering, styrning och avvikelsekontroll passar allt sämre med det process- och utvecklingsarbete som krävs av våra organisationer idag. Framförallt fungerar inte dessa gamla sätt att leda projektet i en värld med hög komplexitetsnivå.
Det krävs ett nytt sätt att tänka, för att lösa de problem som orsakats av det gamla sättet att tänka, lär Einstein ha sagt. Så sant, så sant.
Utvecklings- och driftsorganisationer
Idag används projekt ofta för att driva utvecklings- och förändringsprocesser. En central fråga är då hur en utvecklingsorganisation förhåller sig till en traditionell driftsorganisation:
Utvecklingsorganisation | Driftsorganisation |
unik | vardaglig |
nyskapande | repetitiv |
osäker | förutsägbar |
innovativ | effektiv |
kvalitet | kvantitet |
kostsam | billig |
Figur 1. Efter en tabell ur boken Projektarbete
i teori och praktik av Svensson /von Otter
Projektstrategier
Den dagliga verksamheten styrs av regler och traditioner som är svåra att förändra. En utvecklingsorganisation syftar till att organiserat och fokuserat påverka en trögrörlig verksamhet. Vill man nå syftet, måste organisationen, metoderna och tankarna skilja sig från det traditionella. Det krävs alltså olika strategier:
Planerings | Aktiverings | Nätverks | |
styrning | uppifrån | underifrån | horisontell |
drivkraft | formellt ansvar | engagemang | gemensamma intressen |
metodik | färdiga lösningar | egna lösningar | kompletterande lösningar |
ansats | sluten | öppen | fokuserad-öppen |
arena | varierande | lokal utveckling | varierande lokal eller regional |
ledning | byråkratisk | eldsjäl | samordnare |
tids- | varierande, ofta kort | kort eller medellångt | varierande, ofta långsiktigt |
teori | rationalistiska | aktiveringsteorier; | systemteorier, nätverksteori |
Figur 2. Efter en tabell ur boken Projektarbete
i teori och praktik av Svensson /von Otter
Ett planeringsprojekt karaktäriseras av teknisk säkerhet, låg komplexitet, litet beroende mellan delarna, stabila förutsättningar och begränsad samverkan. De medverkande i projektet kan alltså köra på som de brukar göra i sin driftsorganisation, bara de stämmer av ibland.
Ju längre man förflyttar sig åt höger i ovanstående figur, ju mer komplexitet blir det. Beroendet mellan ingående delar och människor ökar, liksom risken för stora förändringar under resans gång. Förutsättningarna för tät samverkan och kollektiv utveckling ökar också. Komplexiteten och osäkerhetsfaktorn är de väsentligaste faktorerna att ta hänsyn till.
Planeringsstrategin fokuserar på det som är möjligt att styra och kontrollera, medan de andra strategierna har fokus på att stödja utvecklingsprocessen och det som är önskvärt att uppnå.
Utvärdering
Utvärderingen av ett projekt kan följaktligen inte heller se likadan ut i ett planeringsprojekt som i ett nätverksprojekt. Planeringsprojektet bygger ju på att det finns en rätt lösning. Så enkelt är det inte om man till exempel vill mäta hur ett samverkansprojekt fungerar.
Utvärderingar av projekt kan grovt delas in i två kategorier – summativa och formativa.
Den summativa är den traditionella utvärderingen som genomförs efter projektets slut och som syftar till att kontrollera, summera och bedöma det.
Formativ utvärdering genomförs under tiden projektet pågår och syftar till att stödja, forma och förändra det. Den formativa utvärderingen passar därmed bra för att stimulera lärande och processutveckling.
Summativ | Formativ | |
Varför? | Kunskap att bedöma | Kunskap att förändra |
För vem? | Projektägare, finansiärer | Projektgrupp, deltagare |
Av vem? | Extern | Närstående |
När? | Sällan, efteråt | Ofta, under tiden |
Vad? | Resultat och effekter | Praktik och process |
Figur 3. Av Mats Holmquist Högskolan i Halmstad.
Man skulle också kunna beskriva det såhär:
Figur 4. I ovanstående figur hänvisas till processprojektet Lust H.
Det är en spännande tid vi lever i förändringarna är snabba. Ju snabbare förändringar – desto viktigare att känna sig själv. Sina drivkrafter, sina starka sidor, sin vilja och sin lust.
Centrering och fokusering är nyckelorden. Centrering – att bottna i sig själv. Fokusering – att ha ett mål i sitt liv. En riktning, eller värderingar som man vill följa. Det gäller dig själv. Och det gäller din arbetsgrupp.
Läs mer
Läs mer om projekt i följande böcker:
Organisering av projekt av Lars Marmgren och Mats Ragnarsson.
Projektarbete – teori och praktik med sagan om diamanten som sprängdes av Lennart Svensson och Casten von Otter.
Fler artiklar om bland annat projekt och projektutvärdering av Margareta Ivarsson
Lycka till!
Margareta Ivarsson
mars 2005