Åtta principer för framgångsrika team

April 2018

Genom att stämma av sitt ledarskap med de bästa tipsen från forskningen kan man hjälpa sig själv och sin organisation att se de gemensamma målen – och ta sig dit. Vad säger då psykologin om välfungerande organisationer med en god arbetsmiljö? Det är egentligen inte några konstigheter, men ändå mycket väl värt att stanna upp och reflektera kring, i en värld där allt går numera ska gå så fort. Vet du till exempel vad dina kollegor motiveras av? 

När jag jobbar med olika grupper av chefer och ledare får jag ofta frågan hur de ska göra för att motivera sina medarbetare. Jag brukar svara att det inte handlar om att chefen ska motivera medarbetarna, utan att möjliggöra för medarbetarna att motivera sig själva.

Ta reda på vad dina kollegor motiveras av

Härom veckan jobbade jag med ett företag, vars medarbetare visste exakt vad de motiveras av, vilket de flesta faktiskt vet. Problemet var att alla trodde att kollegorna motiverades av samma saker som man själv. Även chefen trodde det. Men när jag ställde frågan och lät den gå runt bordet, skilde sig svaren åt.

• Person A, beskrev ingående hur han motiverades av personlig utveckling och att lära sig nya saker
• Person B berättade hur viktigt det var att känna att hon gjorde nytta för andra
• Person C, tillika chefen och företagets ägare, motiverades av att tjäna mer pengar.

Eftersom chefen själv motiverades av att tjäna mer pengar, hade företaget ett detaljerat bonussystem. Gissa vilka som inte motiverades av det? Ett antal av företagets medarbetare förstås! Varför hade då chefen infört bonussystemet? Det enkla svaret är: chefen hade inte frågat medarbetarna vad de motiverades av.

Vet du vad dina kollegor motiveras av? Det skiljer från individ till individ.

En positiv arbetsmiljö skapar hög produktivitet

Det finns en föreställning om att en positiv arbetsmiljö och hög produktivitet är svårt att kombinera. Det stämmer inte. Om chefen ovan hade pratat med sina medarbetare, hade det framkommit hur man enkelt skulle kunna öka medarbetarnas motivation. En arbetsplats där ledare och medarbetare ser och pratar med varandra på riktigt, och inte bara säger

-Prata du, jag lyssnar,

samtidigt som man scrollar på sin smartphone eller bara låter bli att titta på den som pratar, kan förändra både trivsel och effektivitet enormt.

Små och återkommande irritationsmoment av typen plocka ur diskmaskinen eller IT-strul, skapar mer problem än tuffa arbetsuppgifter. Hur skapar ni rutiner för att hjälpa varandra?

Förbättrad organisatorisk och social arbetsmiljö

Belöna även ansträngningar, inte bara resultatet! Arbetsgrupper som har en stark gemensam bild av att målet de arbetar mot är meningsfullt är mer hjälpsamma mot varandra. En förbättrad organisatorisk och social arbetsmiljö kan leda till mycket positivt:

• Ökad måluppfyllelse
• Minskad frånvaro och sjukfrånvaro
• Fler lojala medarbetare
• Ökad motivation bland medarbetarna
• Minskad andel problematiska beteenden som t e x skvaller, rasistiska kommentarer, mobbning och helt vanlig brist på hövlighet
• Färre och mindre problematiska konflikter
• Ökad innovationskraft
• Bättre samarbete med andra grupper

Att vi samarbetar med varandra regelbundet och tätt, koordinerar våra insatser och systematiskt och kontinuerligt utvärderar våra gemensamma prestationer och vårt samarbete, kan göra underverk för trivseln och prestationerna på en arbetsplats.

De åtta principerna för framgångsrika team

Vad är det då som krävs för att få till det? Forskningen är tydlig: om man lägger upp arbetet enligt följande åtta principer, kommer man att lyckas.

1. Tydlig grupp med tydligt mål.
2. Rättvis fördelning mellan insats och belöning. En definierad insats för vad som krävs för att nå målet gör det lättare att skapa en rättvis ersättning.
3. Rättvist och inkluderande beslutsfattande. Ju fler personer som bidrar till ett beslut, desto mer information finns för att fatta ett bra beslut.
4. Uppföljning av överenskomna beteenden. Alla beteenden som skapar samarbete, långsiktighet och osjälviskhet behöver uppmuntras.
5. Graderade sanktioner för ohjälpsamma beteenden. Egoistiska och problematiska beteenden behöver hanteras med små åtgärder som kan trappas upp.
6. Snabb och rättvis konflikthantering, t ex med hjälp av en medlare.
7. Mandat till självbestämmande. Självständiga medarbetare och team kan lättare ändra mål och arbetssätt för att hantera en föränderlig miljö.
8. Koordinering med andra grupper. Samarbeta över gruppgränser för att åstadkomma hållbar förändring.

Inkluderande beslutsfattande

Har ni testat inkluderande beslutsfattande fullt ut någon gång? När alla berörda är med och fattar beslut om sådant som berör dem?Gör det, om ni inte provat – det förändrar i princip allas inställning till arbetet till det bättre. Inkluderande beslut engagerar även inbitna egoister. 

Om alla fått ge sin åsikt är det lättare att deras önskemål blir mötta. De blir då mer engagerade för att nå målen än om någon annan bestämt åt dem. Sträva efter att involvera alla berörda medarbetare i beslutsfattandet.

Komplexa beslut som påverkar många och kräver engagemang från medarbetarna ska fattas tillsammans.

Högre delaktighet leder även till mer kreativitet, då man kan dra nytta av avvikande åsikter istället för att irritera sig på dem.

Se till att verkligen lyssna på alla. Social lyhördhet mellan gruppmedlemmar har större betydelse än medlemmarnas intelligens. Fördela samtalsutrymmet. Personer som möts med aktivt lyssnande brukar bli mer nöjda med besluten och känna sig mer motiverade, oavsett vilket förslag som gått igenom.

Men se upp: om mötesledaren, vilket ofta är chefen, mest driver sin egen agenda blir besluten sämre.

Kan chefen aldrig peka med hela handen? Jo, men bara när hen redan lyssnat på allas åsikter.

Uppföljning av överenskomna beteenden

Medarbetares ohövlighet ökar vid passivt ledarskap. Kom därför överens om icke-acceptabla beteenden, t ex mobbning, utfrysning, att inte hälsa eller inte dela information. Ge feedback på beteende inte på egenskaper.

Inför graderade sanktioner för ohjälpsamma beteenden:-Skönt att höra att du ber om ursäkt för din kommentar om att den nya medarbetaren är dum i huvudet. Jag tyckte inte att det var ett konstruktivt sätt att uttrycka sig och jag blev riktigt upprörd.  Nu när du berättat att du är väldigt stressad förstår jag dig bättre, men det är inte ett acceptabelt sätt att uttrycka sig på. Säger du så fler gånger vill jag inte låta dig leda fler möten. 

Konflikter kan undvikas med tydlig organisation

Konflikter uppstår lättare där det finns bristande mål, orättvis balans mellan insats och belöning, orättvist beslutsfattande, dålig uppföljning på överenskomna beteenden samt bristande hantering av problembeteenden. Vill du undvika att din grupp hamnar i konflikter: skapa en tydlig grupp med tydligt mål, ha en rättvis balans mellan insats och belöning.

Slutligen några bra frågor att ställa till dina medarbetare

• Finns det något som hindrar dig från att utföra ditt arbete på bästa sätt?
• Berätta om ett tillfälle då du kände dig riktigt motiverad på jobbet
• Vad skulle du behöva för att få uppleva detta oftare?

Veta mer?

Ovanstående bygger på innehållet i Boken Ensam eller stark Av Oskar Henriksson och Habitud. www.habitud.se

Ensam eller stark är en konkret handbok med 101 forskningsbaserade träningstips för att skapa hållbara team och grupper.

Margareta Ivarsson 2 april 2018

Fler artiklar av Margareta Ivarsson finns här>>