Förändringsarbete och förändringsledning

Maj 2014

Varför är vi så trötta på omorganisationer? Varför blir inte förändringarna så positiva som vi önskar? Hur gör man egentligen för att driva ett framgångsrikt förändringsarbete? Frågorna är många och jag får dem ofta. Men vad menar vi egentligen med förändring? Spara pengar? Säga upp medarbetare? Utveckla nya produkter eller arbetssätt? Eller kanske förändra världen?!

 

Själva ordet förändring innebär ingen värdering, utan kan förklaras som att något övergår från ett tillstånd till ett annat. Vi själva brukar däremot värdera förändring på olika sätt, till exempel positivt eller negativt. Vi kan reagera positivt om vi tror att förändringen leder till förbättringar för oss och vi påverkas negativt om vi uppfattar situationen som hotfull eller vi tror att den ska leda till försämringar. Behovet av förändring ökar ju större glappet mellan kunskap och praxis är.

 

Om vi återgår till de två första frågorna i inledningen är svaret: det finns ingen quick fix! Detta är den första fällan många organisationer, dess ledare och medarbetare faller i. Att driva förändringsarbete kräver kunskap, energi, tålamod och tid. Det är ett processinriktat arbete, det vill säga en kedja av aktiviteter som är kopplade till varandra, som upprepas över tid och har till syfte att skapa värde åt organisationer och människor. Vi kan idag lugnt räkna med att arbetslivet ständigt förändras, så förändringskompetens behöver vi alla ha!

 

 

Förändringsstrategier

 

Man kan urskilja tre huvudsakliga förändringsstrategier

  1. Toppstyrd

  2. Representativ

  3. Delaktig

 

Change next exit

 

 

Den toppstyrda förändringsstrategin brukar användas då en organisation står inför ett stort hot och man omedelbart måste vidta åtgärder. Global ekonomisk kris är ett sådant exempel. Ledningen fattar beslut som de informerar om och åtgärderna genomförs utan dialog med berörda. Representativ förändringsstrategi kan enklast beskrivas som deltagande genom ombud. Fackliga förhandlingar är ett sådant sätt. Förändringsstrategin, som innebär att alla berörda är delaktiga, får oftast bäst resultat men tar mycket tid i anspråk.

 

Om vi  tittar lite närmare på de två ytterligheterna toppstyrd- och delaktig förändringsstrategi, ser det ut så här:

 

Två ytterligheter

 

1. Toppstyrd – planerad förändring

  • Antal: få

  • Lösning: ledning

  • Tid: snabb plan – långsamt genomförande

  • Anställdas erfarenheter: tas inte tillvara

  • Ansvar: ledning

  • Reaktioner: de anställda är ofta passiva eller gör motstånd

 

Styrning från toppen

 

 

2. Delaktig – processinriktad förändring

 

 

Eftersom Sverige är ett land med lång tradition och erfarenhet av demokratiska processer, är detta något i princip alla medarbetare och medlemmar i organisationer kräver. Om du är chef eller ledare förväntas det därför av dig att du kan leda förändringsprocesser baserade på delaktighet och demokratiska principer. Det är här det brukar köra ihop sig.

 

Den korta versionen av en ledningsstrategi för allas delaktighet kan se ut så här

 

 

Men som tidigare nämnts finns det ingen quick fix. Det finns inga verktyg som alltid fungerar. Ledare måste känna till sina egna styrkor och brister. Det gäller att vara lyhörd, konsekvent och uthållig. Därefter kan man agera. Organisationens ledning är av avgörande betydelse för förändringens fortlevnad.

 

Några vanliga anledningar till att förändringsarbete misslyckas är att

 

  • de berörda inte ser problemet eller problemen till vardags

  • bristande engagemang hos ledningen

  • avsaknad av stöd och uppmuntran

  • bristande kunskaper i processledning

  • medarbetarnas kunskaper och erfarenheter tas inte systematiskt till vara

  • avsaknad av lärande miljöer – t ex att mötena på arbetsplatsen kännetecknas av envägskommunikation och information istället för dialog och delaktighet

 

Krokig spik och hammare

 

 

 

 

 Tänk igenom värsta scenariot ofta. Skapa en tydlig struktur för hur man ska hantera det!

Sagt av ett flygbolags Emergency director



Ledningens engagemang och allas delaktighet krävs

 

Ledningens engagemang är en absolut förutsättning. Ledarnas roll är att tydliggöra verksamhetens syfte och mål, berömma goda insatser efterfråga resultat. Men alltför få stannar där och missar det som är kanske ännu viktigare: att vara förebild, visa öppenhet, delegera och stödja. Förändringsprocesser är komplexa. Den framgångsrika förändringsledaren måste därför kunna anpassa både förändringsstrategi och ledarstil till den typ av förändring som man vill genomföra.

 

Allas delaktighet krävs! Alla behöver involveras i arbetet, aktivt kunna påverka och få ta del av resultaten. Men var och en har även ett stort ansvar för att helheten ska fungera. Denna del missar ofta medarbetarna och det händer ibland att de så att säga sköter sitt, och struntar i helheten.

 

 

Andra vanliga orsaker till motvilja mot förändring kan vara

 

Sedan finns det förstås en mängd individuella orsaker till hur man förhåller sig till förändringar. Tidigare erfarenheter, självförtroende, livssituation och så vidare. Ledningen behöver förstå olika reaktioner, respektera eventuellt motstånd och ta reda på orsakerna till motståndet.

 

Dialog och lärande miljö

 

Dialog är helt nödvändig om man vill få alla människor i organisationen med sig. Dialogen behöver ha fokus på lärande, så vi inte upprepar gamla misstag och faller in i gamla hjulspår.

 

 

Dialog för en lärande miljö kännetecknas av att

  • koppla medarbetarnas lärande till organisationens lärande

  • de berörda är delaktiga och möts med respekt

  • allas åsikter är lika mycket värda

  • det nya prövas och utvärderas

  • dialogen är ett verktyg

 

Fiskar tillsammans i ring

 

 

Viktiga frågor att ställa sig

 

 

Genom att minska på klagandet och istället uppmärksamma de möjligheter som finns, kan vi få mer energi att hantera utmaningar i samband med förändringen. Ett enkelt sätt att beskriva de valmöjligheter vi har, när vi står inför en förändring sammanfattas med ”Sinnesrobönen”. 

 

-Ge mig sinnesro att acceptera det jag inte kan förändra, mod att förändra det jag kan och förstånd att inse skillnaden.

 

Bosse Angelöw beskriver i sin bok Framgångsrikt förändringsarbete sju principer som är viktiga för den som är förändringsledare och ska förmedla visionen om önskvärt läge efter förändringen:

 

  1. Skriv och tala enkelt och tydligt

  2. Använd liknelser och historier

  3. Sprid budskapet via många olika kanaler

  4. Upprepa, upprepa, upprepa

  5. Lev som du lär

  6. Förklara avvikelser

  7. Lyssna och utveckla en dialog med berörda – medarbetarsamtalen är viktiga

Yeah, I can do it!

 

 

 

 

Slutligen en liten historia om de olika glasögon vi ser världen genom

 

Annas och Birgittas chef kommer gående genom korridoren. Båda två ser hur arg chefen verkar vara. Birgitta tänker: Han ser arg ut. Han kanske är arg över den rapport jag gav till honom igår. Han har säkert läst den och tyckte att den var under all kritik. Det ryktas om att en del kommer att sägas upp i samband med de här förändringarna. Chefens missnöje med min rapport kommer säkert att leda till att jag blir uppsagd. Frågan är om jag kommer att få ett nytt arbete. De arbetsplatser som jag söker jobb hos ringer förstås till min chef och han kommer väl att säga att jag inte var speciellt duktig. Får jag inget nytt jobb kan vi inte längre bo kvar i vårt nya hus. Tänk om vi måste flytta från området. Det tycker inte barnen om och frågan är om vårt äktenskap håller för alla dessa påfrestningar…

Anna tänker: Det är hemskt vad chefen ser arg ut. Jag undrar vad som hänt.

Ur Framgångsrikt förändringsarbete av Angelöw

 

Veta mer?

 

Om du vill veta mer, finns här några referenser och tips om fördjupningsläsning.

 

Forskning och böcker av

 

Angelöw: förändringsarbete

Brännlund: konflikthantering

Jacobsen: organisation och förändring

Parmander: förändringsledning

Svensson: kunskap och lärande

Thylefors: arbetsgrupper, konflikter

Wahlström: omvärldsanalys

 

Artiklar av Margareta Ivarsson

 

Sökes: en bra chef och glädje på jobbet

Ledarskap - en riktig konst

Det är dags att ändra på våra mötesvanor

Kommunikationskompetens allt viktigare

 

Hållbart förändringsarbete kräver arbetsplatslärande

Våra tankar behöver farthinder och reflektionstid

 

Lycka till!

 

Margareta Ivarsson

 

 

 

 

 



Birger Svenssons väg 29 B, 432 40 Varberg - Tel: 073-775 60 02 Epost: mi@margaretaivarsson.se - Webbplats: www.margaretaivarsson.se