Workfulness och social smitta på jobbet

 Mars 2016

Det är bara att konstatera: vi klarar inte av att hantera den nya tekniken som ständigt påkallar vår uppmärksamhet. Drygt åtta av tio arbetstagare säger att de blir störda när andra kollar eller använder sin mobil under ett möte. Samtidigt erkänner nästan sju av tio att de själva gör exakt samma sak. Och inga spelregler eller riktlinjer verkar finnas på arbetsplatserna för att styra upp det här. Följden blir att vi tappar koncentrationen, blir mindre effektiva och dessutom sprider en förfärande oartighet ut sig på våra arbetsplatser.

Att titta bort under ett möte och istället kolla mobilen betyder att man inte visar intresse för de andra. ”Blickarna är riktade ner i knäet där mobilpanelerna lyser och pockar på konstant uppmärksamhet. Det les och skrattas och interageras med knäet” skriver Nanna Gillberg i boken Uppmärksamhetssamhället. Detta beteende är som alla andra sociala beteenden – de smittar.

Oartighet smittar – trevlighet lönar sig

Trevlighet lönar sig. Om du håller upp dörren och ser personen i ögonen istället för att sänka den och glo på din mobil ökar nämligen chanserna att du själv får hjälp längre fram, enligt undersökningen.

Vi kollar mobilen 150 gånger per dag

Studier visar att vi tittar på mobilen upp till 150 gånger per dag och att det kan ta upp till 25 minuter att återfå koncentrationen varje gång vi blir avbrutna i en arbetsuppgift. Känner du dig stressad? När var det du jobbade sa du? Mellan alla pling, beep, plong mess twitterinlägg och facebooklikes?

Människan är en social varelse. Det ligger inprogrammerat i våra gener. Att chefen eller kollegorna kollar mobilen när en medarbetare berättar något eller håller en presentation på mötet är därför enormt stressande för den som utsätts för det.

Det enda du gör genom din multitasking är att du sänker kvaliteten på allt du gör samtidigt som du minskar din förmåga till odelad uppmärksamhet. Punkt.

Men det finns en ännu allvarligare baksida av det här: våra hjärnor formas efter hur vi använder dem. Om vi fortsätter att göra flera saker samtidigt, att skumma information istället för att läsa mer ingående, att snabbt skifta fokus till något annat och inte lyssna färdigt, ja då blir vi bra på just det: splittrad uppmärksamhet.

Skärmbaserat läsande karakteriseras t ex av mer skummande, ögnande, jakt på nyckelord och selektiv läsning, medan mindre tid spenderas på djupgående och koncentrerad läsning. Nanna Gillberg är tydlig: ”Priset för ständiga fokusbyten och simultanaktiviteter är försämrad förmåga till analys, fantasi och reflektion”. Risken är att vi inte kommer att kunna fokusera någon längre stund alls i framtiden.

Grattis alla arbetsgivare! Om ni inte styr upp teknikanvändningen på arbetsplatserna, lämnar tydligen alla huvudet hemma…

Empatin minskar vid splittrad uppmärksamhet

Särskilt empatin får stryka på foten i det digitala samhället, då den behöver utvecklas i ostördhet. Eller mer precist uttryckt: digitaliseringen kan göra oss mindre empatiska och vår förmåga att läsa av andras kroppsspråk och andra icke-verbala signaler försämras i takt med att vi tränar allt mindre på att umgås med andra människor. Och just de som jobbar med andra människor är de som är mest stressade och sjukskrivna för stressrelaterade symtom idag.

För att hjärnan älskar snabba belöningar. Femton kommentarer på ett twitter- eller facebook-inlägg är en snabb belöning som vi lätt blir beroende av. Någon gillar mig!

Dessutom är det så att hjärnan även är programmerad för att notera allt som sticker ut, syns eller hörs. Anledningen är evolutionär och har att göra med vår överlevnad. Det skulle ju kunna vara en sabeltandad tiger som anfaller. Problemet är att omgivningen ändrat sig så mycket snabbare än vår hjärna. Överlevnadsprogrammeringen är inte direkt hjälpsam på ett arbetsplatsmöte utan livshotande rovdjur.

Enligt en Sifo-undersökning genomförd på uppdrag av Telenor, känner 83 procent av de 1 000 tillfrågade arbetstagarna ett behov av att omedelbart svara på inkommande samtal, sms och mejl under arbetstid.

Workfulness – fokus på jobbet

Det är därför vi behöver lära oss att använda tekniken rätt, att motstå de snabba belöningarna och lära oss se de långsiktiga fördelarna – effektivitet och välmående – för att skapa hållbara arbetsplatser med människor som inte är så stressade.

Hjärnforskaren Katarina Gospic har tillsammans med Telenor utformat konceptet workfulness baserat på forskning och kunskap om hur hjärnan fungerar. Syftet är att ge ledare och medarbetare möjlighet att fokusera, prestera och ta kloka beslut på jobbet. Det handlar om enkla men tydliga råd för hanterandet av tekniken i möten och på arbetsplatsen. Att skapa förutsättningar för att vara effektiva och må bra. Här är deras tips:

Tips till företagsledningar/beslutsfattare

• Sprid kunskap om varför det är viktigt med regler och policys för teknikanvändning.
• Inför mobilfria möten.
• Inför ljudlöst som standard.
• Undvik mobilsamtal i öppna kontorslandskap.
• Definiera förväntningar på tillgänglighet.
• Uppmuntra medarbetare att använda de tekniska lösningar som finns på arbetsplatsen för att hantera och sortera information.

Tips till enskilda medarbetare

• Stäng av mobiltelefonen och annan teknik i samband med möten.
• Stäng av alla ljudsignaler på mobiltelefoner, datorer och annan elektronik under arbetstid.
• Blockera alla distraherande pop up-fönster och push-notiser i datorn och mobilen.
• Gå undan när du ska ringa eller blir uppringd.
• Inför fasta, individuellt anpassade tider för mejl, sms och telefonsamtal.
• Lägg ifrån dig tekniken helt och hållet en stund varje dag. Hjärnan behöver vilopauser för att du ska kunna prestera på topp i viktiga jobbsammanhang.

På ett företag som testat workfulness i praktiken beskriver man hur nio av tio medarbetare var väldigt positiva efteråt. Varje dag klockan 10 uppmanades de att lägga ifrån sig sina telefoner i en låda och fick inte tillbaka dem förrän klockan 12. Samma procedur gällde mellan klockan 14 och 16 och då fick de inte heller fick läsa mejl. Mobiltelefoner och datorer var förbjuda under alla möten. Efter lite inledande frustration då medarbetarna insåg att de skulle bli tvungna att planera sina dagar bättre, uppskattade man alltså värdet av workfulness.

Christina har vunnit VM i skytte, skriver och föreläser på ett engagerat och intressant sätt och inte minst: hon vet vad hon pratar om.

Konsten att gå från ofokuserad till fokuserad handlar om att fokusera på en sak och göra den riktigt bra. Principen är enkel: ju fler möjligheter ju mer måste vi avstå. I dag handlar det inte längre om att prioritera utan om att prioritera bort. Själva grejen med att vara fokuserad är att kunna hålla kvar koncentrationen.

Workfulness är mindfulness på jobbet

Så för alla som känner krav på sig att alltid vara tillgängliga och uppkopplade, som känner stress och koncentrationssvårigheter; det finns hjälp. Man kan säga att workfulness är mindfulness på jobbet.

Begreppet mindfulness, medveten närvaro, har fått ett brett genomslag i Sverige. Det används inom både personlig utveckling, sjukvård och stresshantering. Mindfulness kommer ur den flertusenåriga buddhistiska traditionen i Asien och innebär att vara medvetet närvarande. Det är en fysisk och mental träning vars mening är att skapa hållbara sociala relationer och som även leder fram mot ett hållbart samhällsklimat.

Det är ett förhållningssätt som bygger på uppmärksamhet och själviakttagelse och att avsiktlig undvika att värdera – endast ha uppmärksamhet på nuet. Forskning visar att mindfulness har en positiv effekt både psykologiskt och till viss del även fysiskt på utövarna. Särskilt effektivt är metoden när det gäller att minska stress. Att fokusera sin uppmärksamhet utan att värdera kan verka enkelt, men det är det inte.

Ljudlösa mobiler och fasta tider att kolla mejl kan öka sinnesnärvaron hos de anställda. Och de olika komponenterna i mindfulness behövs onekligen på dagens arbetsplatser:

Uppmärksamhetssamhället

Trots vår förmåga att tänka långsiktigt vill vi alltså ha respons för det vi gör nu, vilket är lätt att få i uppmärksamhetssamhället, det ekonomiska, sociala och kulturella system som vuxit fram i takt med mediernas ökade inflytande.

Att det kommit att kallas uppmärksamhetssamhället beror på att allt kretsar kring bristen på uppmärksamhet, konkurrensen om uppmärksamhet och produktionen av uppmärksamhet. Syns jag inte, finns jag inte.

Nanna Gillberg menar att vi hellre fotar, messar och offentliggör det vi är med om istället för att vara med om det vi är med om. Deltagandet i mediernas värld sker på bekostnad av deltagandet i den verkliga världen.  ”Det som tidigare sågs som tjusningen med kommunikation, det vill säga den ömsesidiga direktkontakten, är en för kärvande umgängesform för dagens villkor” skriver hon.

Hur hittar vi ett långsiktigt fokus? Det som för en organisation eller en hel värld i rätt riktning?

Margareta Ivarsson 2 mars 2016

Veta mer?

Social och känslomässig smitta

Uppmärksamhetssamhället av Nanna Gillberg, Studentlitteratur 2014

Modern Psykologi nr 1, 2016

Om workfulness på Telenors webbplats

Mindfulness – ett verktyg för att skapa mening och hållbara social relationer

Mindfulnessmeditation – nygammal metod för att lindra stress, Läkartidningen nr 42, 2006

Digitalfria tider ökade effektiviteten artikel i DN Publicerad 2015-10-18